og avg logo 50

Beste leden van schutterij Onderling Genoegen,

Het zal u niet ontgaan zijn dat op 25 mei a.s. nieuwe privacywetgeving in de vorm van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht gaat.

 

Deze wet is ook van toepassing op de gegevens die de schutterij van haar leden (en straks ook de partners van de leden) heeft vastgelegd of in de toekomst nog zal vastleggen.

In de afgelopen periode is een werkgroep binnen het bestuur druk bezig geweest om het privacy beleid van de vereniging AVG bestendig te maken.

 

Binnenkort zal op de website van de schutterij (www.ogduiven.nl) het document worden gepubliceerd waarin het privacy beleid gedetailleerd is beschreven.

Het privacy beleid van de schutterij voldoet aan een aantal uitgangspunten. Hieronder staan de belangrijkste. Het privacy beleid document gaat hier meer gedetailleerd op in.

 

• Alleen die gegevens van personen worden vastgelegd die relevant zijn voor het kunnen uitvoeren van de taken en doelstellingen van de schutterij (denk aan NAW- en overige contactgegevens en de noodzakelijke gegevens voor het innen van de contributie).

• Persoonsgebonden gegevens die niet langer relevant zijn worden binnen (wettelijk) een vastgestelde termijn verwijderd of zodanig bewerkt dat zijn niet meer naar personen te herleiden zijn (denk aan deelnames aan evenementen).

• Leden en partners kunnen te allen tijde de gegevens die van hen zijn vastgelegd inzien (opvragen bij het secretariaat).

• Leden en partners kunnen vragen gegevens die niet strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de vereniging te verwijderen uit de administratie van de schutterij.

• De schutterij zal op geen enkele wijze gegevens van haar leden en partners van leden verstrekken aan derden zonder dat hier expliciet toestemming voor is verleend door de betrokken personen.

 

Van geüniformeerde leden en vrijwilligers in werkgroepen zijn naast de algemene gegevens ook gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de sectie of werkgroep waar men toe behoort. Deze gegevens worden ook conform de hiervoor genoemde uitgangspunten behandeld.

In het privacy beleid wordt bovendien gedetailleerd vastgelegd wie binnen de schutterij welke gegevens kunnen inzien, wijzigen of verwijderen.

 

In de voorjaarsvergadering van de schutterij is besloten dat partners van leden een persoonlijke, op naam gestelde, partnerkaart krijgen. Dit besluit zal per 1-1-2019 in werking treden. Om de hiervoor noodzakelijke gegevens te verzamelen zal met de “Schutterproat” van augustus een brief aan de leden worden verspreid. Deze persoonlijke brief bevat een toelichting op de AVG en de nieuwe partnerkaart structuur. Bij deze brief zal een toestemmingsformulier worden toegevoegd waarmee u de schutterij formeel toestemming geeft voor het gebruik van de persoonlijke gegevens binnen de grenzen van het privacy beleid. Tevens kunnen dan de gegevens van de partner worden opgegeven ten behoeve van de partnerkaart voor 2019.

Om de communicatie met leden en partners te vereenvoudigen zullen wij dan ook aanvullende gegevens waaronder e-mail adressen opvragen. Wij voorzien daarbij uiteraard in de keuze om aan te geven dat u geen e-mail van de schutterij wenst te ontvangen.

 

Meer informatie ontvangt u in de “Schuttersproat” van augustus en de daarbij te verzenden ledenbrief.

Voor vragen kunt u bij voorkeur een mail sturen aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

In het vertrouwen u hiermee voldoende te hebben ingelicht,

 

Frans Dieker,

Voorzitter schutterij Onderling Genoegen