Leden, jeugdleden, en (ouders van) aspirantleden van schutterij Onderling Genoegen,

Hierbij nodig ik u uit voor de algemene ledenvergadering van onze schutterij die gehouden zal worden op maandag 4 februari 2019 om 20.00 uur in de OGtent, zaal Willem.

Agenda: 
1. Opening en terugblik op het afgelopen jaar
2. Mededelingen
3. Ingekomen stukken betreffende deze vergadering
4. Notulen algemene ledenvergadering 5 februari 2018
5. Jaarverslag 2018 – zie www.ogduiven.nl
6. Financieel verslag 2018 – wordt ter vergadering uitgereikt
7. Verslag kascontrolecommissie/ decharge penningmeester
8. Begroting 2019 – wordt ter vergadering uitgereikt
9. Benoeming nieuw lid kascontrolecommissie i.v.m. het aftreden van dhr. Theo Vos.
10. Omzetten partnerkaarten naar gewoon lidmaatschap per 1-1-2020
11. Inventarisatie wensen voor festiviteiten Onderling Genoegen
12. Mededelingen uit de werkgroepen
13. Wijziging huishoudelijk reglement; laten vervallen beperking maximum aantal functionarissen in het bestuur – zie www.ogduiven.nl
14. Rondvraag
Voor de rondvraag kunnen de vragen ook van tevoren worden ingeleverd bij het secretariaat.
15. Bestuursverkiezing
a. Aftredend en niet herkiesbaar: Ben Berends
b. Aftredend en herkiesbaar: Wilco van Brandenburg en Geert Roelofs
c. Het bestuur stelt voor om de volgende 3 nieuwe leden op te nemen in het bestuur:
• Eric Klappers
• Theo Berntzen
• Roel Kersten
Wij wijzen de leden erop dat zij zich kandidaat kunnen stellen voor een bestuursfunctie. Zij dienen hiervoor een lijst met tenminste 10 handtekeningen van stemgerechtigde leden, voorzien van naam en adres, te overleggen. De lijst dient tenminste 24 uur van tevoren bij de voorzitter te worden ingeleverd.
16. Sluiting

Zoals in de agenda aangegeven zijn diverse vergaderstukken te downloaden van onze website www.ogduiven.nl. Indien u prijs stelt op een papieren versie van de vergaderstukken dan kunt u deze opvragen bij het secretariaat van de schutterij. E-mail: secretariaat@ogduiven.nl. Telefoon: 0316-262720.

Met vriendelijke schuttersgroet,
Marijke Vos
Secretaris

Toelichting:
Agendapunt 10
Betreft: Omzetten partnerkaarten naar gewoon lidmaatschap per 1-1-2020 
In de ledenvergadering 2018 is besloten om de huidige anonieme partnerkaart om te zetten naar een partnerkaart op naam. Door die maatregel verwacht de schutterij het volgende te bereiken:
– Efficiënter verloop van de toegangscontrole i.v.m. lidmaatschap (pasjessysteem)
– Sluitende controle op leeftijd (alcoholwetgeving)
– Tegengaan gebruik partnerkaarten door niet-partners.
– Openen mogelijkheid van analyse bezoek evenementen (o.a. aantallen/leeftijdverdeling/entreetijdstip)
In het afgelopen jaar is voorschrijdend inzicht ontstaan op een aantal aspecten:
– Leden blijken minder bereid dan verwacht om de partnergegevens door te geven
– De ledenadministratie is (nog) niet klaar voor de partnerkaart op naam
– Wisselende, of “geen vaste” partners maakt de administratie rond de partnerkaart op naam veel intensiever dan eerder voorzien.

Het bestuur heeft de situatie heroverwogen. De redenen om een registratie en toegangssysteem op naam te willen zijn onverkort van kracht. De uitvoering vraagt echter een andere werkwijze. 
Het bestuur stelt voor om de partnerkaart met ingang van 1-1-2020 volledig te laten vervallen. Iedere partner wordt op dat moment zelfstandig lid van Onderling Genoegen. Toegang tot de evenementen is vrij met de eigen lidmaatschapskaart. Ook wisselende partners en niet-vaste partners kunnen zelfstandig lid worden van de vereniging. Wisselingen van partners geven geen onnodige administratieve rompslomp meer. De ledenadministratie is rechtlijnig eenvoudig en hoeft geen lastige partnerconstructies te ondersteunen. Aan de deur zijn er 2 mogelijkheden. Men kan vrij naar binnen als lid, of men betaalt de geldende entreeprijs.
De schutterij zal het hele jaar 2019 gebruiken om de ledenadministratie per 1-1-2020 volledig werkend te krijgen. Het jaar 2019 zullen we daarom nog werken met de oude anonieme partnerkaarten. Daarna heeft men nog slechts toegang met een eigen lidmaatschapskaart en is de partnerkaart dus niet meer van toepassing.
De effecten op de contributiebedragen voor 2020 en daarna worden nog nader bekeken. De contributiebedragen voor 2020 zullen in de ledenvergadering 2020 aan de leden worden voorgelegd. Dan zullen we ook nader ingaan op de toekomst van b.v. het partnerschieten tijdens de kermisdagen.

Agendapunt 13
Betreft: huishoudelijk reglement; laten vervallen beperking maximum aantal functionarissen in het bestuur.
Het huishoudelijk reglement van de schutterij bevat de volgende teksten:

Artikel 2.4
Bij naar buiten treden van de schutterij zal het bestuur uniform gekleed gaan in een zwart/grijs kostuum.
Artikel 2.5
In het bestuur mogen ten hoogste 2 leden zitting hebben die daarnaast een geüniformeerde functie binnen de schutterij uitoefenen, anders dan die van bestuurslid. Artikel 2.4 van dit reglement is op hen niet van toepassing.
Bovenstaande formulering is in het verleden tot stand gekomen vanuit de wens om te allen tijde een ruime zichtbare bestuursaanwezigheid tijdens de evenementen en optochten van de vereniging te kunnen garanderen. Bij het aantrekken van nieuwe, en vooral ook jongere bestuursleden blijkt het artikel echter een sterk beperkende werking te hebben. Het bestuur vindt het op dit moment het aantrekken van nieuwe, geschikte bestuursleden, ook uit het huidige functionarissenbestand belangrijker dan het aantal zwarte pakken in de optocht.
Het bestuur stelt daarom voor om artikel 2.5 in zijn geheel te laten vervallen en artikel 2.4 als volgt te wijzigen:

Artikel 2.4
Bij naar buiten treden van de schutterij zullen bestuursleden, die niet op dat moment in een andere geüniformeerde functie actief zijn, uniform gekleed gaan in een zwart/grijs kostuum.